Gramex

Privat Data Forandringsledelse Leverandørstyring Programledelse Systemudskiftning

Hele motoren skiftet — og nøglerne afleveret

Økonomisystem og fagsystem skiftet på én gang, mens forretningen kørte - med daglig styring af de eksterne leverandører.

Gramex — Hele motoren skiftet — og nøglerne afleveret

Om Gramex

Gramex forvalter rettighederne for danske musikere, sangere og pladeselskaber og opkræver betaling, hver gang deres indspilninger bruges offentligt.

Pengene fordeles videre til mange tusind udøvende kunstnere, producenter og søsterorganisationer - beregnet på den løbende rapportering fra blandt andet de landsdækkende medier. Det er en opgave, der stiller høje krav til data, dokumentation og præcis udbetaling hvert år.

Udfordringen

Gramex havde behov for en omfattende it-opgradering for at kunne leve op til både nuværende og fremtidige forretningskrav:

Både økonomisystem og fagsystem skulle udskiftes.
De to systemer håndterer årligt udbetaling af flere hundrede millioner kroner.
Pengene går til mange tusind udøvende kunstnere, producenter og søsterorganisationer.
Udbetalingerne beregnes på den løbende rapportering fra blandt andet de landsdækkende medier.

Løsningen

Løsningen blev til i et tæt samarbejde mellem Gramex' medarbejdere og Maximizes konsulenter - fra den indledende analyse, til systemerne gik i drift:

Maximize forestod den indledende analyse og business case, identificerede mulige leverandører, designede den overordnede fremtidige arkitektur og bistod med kontraktforhandlingerne.
En kravanalyse dannede grundlag for valget af leverandør.
Maximize havde den overordnede ledelse af programmet med daglig kontakt til ledelse, medarbejdere og de eksterne projektledere fra leverandørsiden. Vi sikrede løbende fokus på målopfyldelsen.
Der blev etableret faste samarbejdsfora, hvor justeringer kunne håndteres undervejs.
Arbejdet blev fulgt tæt, og viden blev gradvist forankret i Gramex' organisation, så de nemt kunne tage over, da systemerne gik i drift.

Resultatet

Forløbet blev afsluttet inden for scope, tid og økonomi. Gramex fik en praktisk og bæredygtig løsning, som organisationen selv kunne drive videre og udvikle i takt med fremtidens forretningskrav:

Alle nøglesystemer hos Gramex blev udskiftet til tiden.
Det nye system giver en væsentligt bedre detaljeringsgrad og transparens.
Samarbejdsforaene er forankret i organisationen og giver den fleksibilitet, Gramex ønskede.
Ledelse og medarbejdere kender i dag processerne i virksomheden og står med en større organisatorisk modenhed.
Gramex kørte selv videre fra go-live-dagen.

Kernesystemer skiftet

2 år 6 mdr.

Samlet forløb

Specialister

Maximize formåede hurtigt at sætte sig ind i vores kerneforretning. Det betød, at de altid rådgav os med afsæt i vores forretning og behov. Maximize var samtidig et stærkt bindeled mellem Gramex og vores eksterne it-leverandører. De skabte fremdrift og overblik i processerne og formåede både at forstå og udfordre vores arbejdsprocesser på en konstruktiv måde. Samtidigt havde de et forbilledligt samarbejde med ledelse og organisation. Gramex

Teamet bag løsningen

Gramex

Ejeren af systemer, mål og beslutninger

Satte retningen og traf beslutningerne undervejs — og kunne efterfølgende varetage den daglige drift med medarbejdere, der er opkvalificeret til at arbejde med projekter.